Kako isplanirati dan da stignete ono što je važno

Dan se retko odvija onako kako smo zamislili, ali to nije razlog da ga ne planiramo. Plan ne služi tome da svaki minut bude popunjen, već da unapred odlučite šta je danas zaista važno – pre nego što to umesto vas odluče tuđe poruke, pozivi i sitne obaveze. Za dobar plan dovoljno je deset minuta, list papira i malo iskrenosti prema sebi o tome koliko toga staje u jedan dan.

Planirajte veče ranije

Najbolji trenutak za planiranje je kraj prethodnog radnog dana ili veče. Tada još pamtite gde ste stali i šta je ostalo nedovršeno, a ujutru ne trošite prvi, najsvežiji deo dana na premišljanje odakle da krenete.

Počnite od onoga što je već zakazano: sastanci, odlazak po dete, termin kod zubara. Upišite to prvo, zajedno sa vremenom za put. Tek ono što ostane između jeste vreme kojim zaista raspolažete, i obično ga je manje nego što mislimo.

Plan pišite tamo gde ćete ga sutra sigurno videti: u rokovniku koji nosite sa sobom, na listu papira ostavljenom na tastaturi ili na prvoj strani kalendara. Nije važno koji ćete oblik izabrati, važno je da bude jedan. Kada su obaveze rasute po ceduljama, porukama i sećanju, deo dana ode samo na to da ih sakupite.

Izaberite najviše tri važne stvari

Spisak od dvadeset stavki nije plan, već podsetnik na sve što postoji. Iz njega izdvojite jednu do tri stvari bez kojih dan ne biste smatrali dobro iskorišćenim. Pomaže pitanje: „Ako danas stignem samo jedno, šta bi to trebalo da bude?“

Važno najčešće nije isto što i hitno. Hitno je ono što se samo javlja – zvoni, stiže porukom, ima rok danas. Važno je ono što vas tiho pomera napred: priprema za ispit, ponuda za novog klijenta, zakazivanje pregleda koji odlažete, razgovor sa detetom o školi. Takve stvari vas neće podsetiti na sebe, pa im mesto u danu morate dati sami.

Dajte važnom mesto u rasporedu

Zadatak koji nema svoje vreme lako sklizne za sutra. Zato svakoj od tri važne stvari odredite kada ćete je raditi i koliko dugo, na primer: „od 9 do 10.30 – ponuda“.

• Najteže stavite u deo dana kada ste najbistriji. Za mnoge je to jutro, za neke kasno popodne. Sami najbolje znate kada vam misli najlakše teku.
• Slične sitnice radite zajedno. Pozive, uplate i kratke odgovore skupite u jedan blok, umesto da ih razbacate po celom danu.
• Rutinske poslove ostavite za vreme kada vam energija opadne. Sređivanje dokumenata ili stola ne traži najbolji deo dana.
• Procenu trajanja uvećajte. Ako mislite da će nešto trajati sat, ostavite sat i po. Skoro sve traje duže nego što očekujemo.

Ostavite prazan prostor

Najčešća greška u planiranju jeste raspored bez ijedne rupe. Dovoljno je da se jedan sastanak oduži ili da se pokvari auto, pa ceo plan pada, a s njim i volja da ga se držite. Zato otprilike trećinu dana ostavite neraspoređenu. To nije izgubljeno vreme, već mesto za ono nepredviđeno što se događa gotovo svakog dana.

Ostavite i kratke razmake između obaveza. Deset minuta između dva sastanka dovoljno je da zapišete dogovoreno, odete po vodu i saberete se za sledeće. U plan upišite i ručak i kraj radnog dana – ono što nije zapisano, najlakše se žrtvuje.

Šta sa onim što iskrsne

Tokom dana stizaće novi zahtevi. Pre nego što prekinete ono što radite, razvrstajte ih. Ako nešto traje dva-tri minuta i zaista ne može da čeka, obavite odmah. Sve ostalo zapišite na dno dnevnog plana i odlučite kasnije da li ide u današnji slobodan prostor ili u neki naredni dan.

Kada vas neko zamoli za uslugu koja se ne uklapa, ne morate reći ni „da“ ni „ne“ istog trena. Odgovor poput „danas ne stižem, mogu u četvrtak pre podne“ pošten je prema obema stranama. A ako se dan potpuno izokrene, vratite se na pitanje sa početka: koja je jedna stvar koju još mogu da uradim danas? Uradite nju, a ostalo premestite bez griže savesti.

Kratak pregled na kraju dana

Pet minuta pred kraj dana pogledajte plan. Precrtajte urađeno – i to je važan deo, jer vidite da dan nije samo prošao. Za ono što je ostalo odlučite jedno od tri: prebacujem na određeni dan, prepuštam nekom drugom ili brišem jer više nije potrebno.

Ako isti zadatak prenosite treći dan zaredom, zastanite kod njega. Možda je prevelik, pa ga treba svesti na manji prvi korak. Možda vam nedostaje neki podatak ili nečija odluka. A možda vam, iskreno, i nije toliko važan. Zatim napišite plan za sutra dok vam je sve još sveže.

Zaključak

Dobar plan dana je kratak: zakazane obaveze, najviše tri važne stvari sa svojim terminom i dovoljno praznog prostora za iznenađenja. Nećete svaki dan ispuniti sve što ste zamislili, i to nije neuspeh. Važno je da ste o svom danu odlučivali unapred i da ono do čega vam je stalo ne ostaje stalno za „kad bude vremena“.